Trang thông tin điện tử UBND xã Hải Bắc

• 
• 

QUY CHẾ
Làm việc của UBND xã Hải Bắc nhiệm kỳ 2021-2026
(Ban hành kèm theo Quyết định số 51/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2021)
 --------------------------
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng.
  1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của UBND xã Hải Bắc nhiệm kỳ 2016 - 2021.
  2. Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Uỷ viên UBND Xã, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã, trưởng xóm, các tổ chức cá nhân có quan hệ làm việc với UBND xã chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.
Điều 2: Nguyên tắc làm việc của UBND xã.
  1. Uỷ ban nhân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò của tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch, uỷ viên UBND xã.
  2. Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng uỷ; sự giám sát của HĐND xã và UBMTTQ xã. Phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã với MTTQ và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ; sự phối hợp, hướng dẫn của cơ quan nhà nước ngành dọc cấp trên trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
3. Trong phân công công việc của UBND xã và các thành viên UBND xã, mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay việc cấp dưới, tập thể không làm thay việc ca nhân và ngược lại. Các công chức chuyên môn phải thường xuyên báo cáo lãnh đạo UBND xã về công việc được giao, đồng thời chịu trách nhiệm về tiến độ kết quả công việc được phân công.
  4. Đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, theo quy định của huyện theo Chương trình, Kế hoạch, Quy chế làm việc của UBND xã. Đẩy mạnh cải cách hành chính ở tất cả các ngành, lĩnh vực, đảm bảo công khai, minh bạch và hiệu quả. Đảm bảo phát huy năng lực và sở trường cán bộ, công chức, đề cao trách nhiệm cá nhân; trao đổi thông tin để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
  6. Toàn thể cán bộ, công chức làm việc đúng giờ theo quy định của nhà nước, phải thường trực ở UBND xã. Nếu đồng chí nào có việc thì phải báo cáo cho các đồng chí lãnh đạo biết.

 
Điều 3. Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân xã.
1. Ủy ban nhân dân xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Điều 31, Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015 và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân xã:
a) Ủy ban nhân dân xã họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề quy định tại khoản 1 Điều này tại phiên họp Ủy ban nhân dân;
b) Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp Ủy ban nhân dân được, theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên Ủy ban nhân dân để lấy ý kiến. Nếu quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân xã nhất trí thì Văn phòng Ủy ban nhân dân xã tổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân xã tại phiên họp gần nhất.
Điều 4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên Ủy ban nhân dân xã.
1. Tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã:
Uỷ ban nhân dân xã cơ cấu gồm: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch; 02 Uỷ viên Uỷ ban nhân dân (Trong đó: 01 Uỷ viên phụ trách Công an; 01 Uỷ viên phụ trách Quân sự).
2. Trách nhiệm chung:
a) Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; tham dự đầy đủ các phiên họp của Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức cấp xã, Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở;
b) Không được nói và làm trái các nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
  3. Trách nhiệm phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã.
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 36, Điều 121 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015; đồng thời, cùng Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân huyện;
  b. Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của UBND, khi vắng mặt thì uỷ quyền cho phó chủ tịch chủ trì thay. Bảo đảm việc chấp hành Pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng uỷ và HĐND xã.
  c. Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng uỷ, HĐND xã và tình hình thực tiễn của địa phương để xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND xã.           
d. Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác. Phân công nhiệm vụ, đôn đốc kiểm tra các thành viên UBND xã và các cán bộ, công chức khác thuộc UBND xã, trưởng xóm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
  đ. Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó chủ tịch và uỷ viên UBND xã.
  e. Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND xã và thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định của Pháp luật.
  g. Báo cáo tình hình Kinh tế - Xã hội của xã, hoạt động của UBND với Đảng uỷ, HĐND xã và UBND huyện.
  h. Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng uỷ, chủ tich HĐND, chủ tịch MTTQ và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân trong xã. Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác. Nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của MTTQ và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND. Tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.
  i. Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo quy định của Pháp luật.
  4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết của Phó chủ tịch UBND xã.
  a. Phó Chủ tịch UBND được Chủ tịch UBND phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chỉ đạo. Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công. Chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao.
b. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND và HĐND về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo điều hành của mình, cùng Chủ tịch và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện. Đối với các vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định.
Phạm vi trách nhiệm giải quyết công việc của Phó chủ tịch UBND xã thực hiện theo điều 122, Luật tổ chức Chính quyền địa phương.
c. Giải quyết các công việc nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải quyết công việc của các thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết. Nếu còn có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.
d. Chủ động chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc Cán bộ, công chức, các xóm thực hiện các chủ trương, chính sách Pháp luật Nhà nước thuộc lĩnh vực được phân công.
e. Thường xuyên theo dõi và xử lý các vấn đề cụ thể, được ký thay chủ tịch UBDN xã các văn bản trong phạm vi các ngành, lĩnh vực công việc được phân công.
5. Phân công nhiệm vụ trách nhiệm Phó Chủ tịch UBND
* Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội – Tư pháp.
- Trực tiếp phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội, chỉ đạo công tác văn hóa thông tin, truyền thanh thể dục – thể thao, giáo dục đào tạo, y tế, lao động, thương binh xã hội, công tác tôn giáo, công tác Dân số KHHGĐ; quản lý các di tích lịch sử Văn hóa trên địa bàn. Tham mưu cho UBND về các chính sách xã hội tại địa phương.
- Làm giám đốc Trung tâm học tập cộng đồng, phụ trách công tác tư pháp, chỉ đạo phụ trách quản lý bộ phận hành chính một cửa, giải quyết các công việc được phân công phụ trách.
Phụ trách các hoạt động của xóm 10
* Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực kinh tế:
Trực tiếp làm trưởng ban Nông nghiệp, phụ trách nhiệm vụ phát triển kinh tế, công tác Giao thông - Thủy lợi, quản lý đất đai, vệ sinh môi trường, phòng chống thiên tai, dịch bệnh, xây dựng kiến thiết cơ bản, quản lý quỹ đất công – kế hoạch thu sản phẩm, các khoản đóng góp của nhân dân.
Là Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế, phụ trách chỉ đạo công tác thu thuế, phí và lệ phí.
Giải quyết các công việc, các lĩnh vực được phân công và phụ trách.
Phụ trách các hoạt động của xóm 8
 
4. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân xã:
- Ủy viên Ủy ban nhân dân xã Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 123 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015;
- Được Chủ tịch Ủy ban nhân dân phân công phụ trách lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm vụ được giao; cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân khi được yêu cầu.
Ủy viên Ủy ban nhân dân là người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về ngành, lĩnh vực.

Phụ trách các hoạt động của Xóm Đông Biên.
 
4.2  Trưởng công an:

 
Điều 5: Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của công chức cấp xã.
Ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ, Thông tư  số 13/2019/TT-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2019 của Bộ Nội vụ, Quyết định số 3018/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh, Hướng dẫn số 29/HD-UBND của UBND huyện Hải Hậu ngày 29/4/2020, Quyết định số 1019/QĐ-UBND ngày 12/5/2021 của UBND tỉnh, Công văn số 288/UBND-NV ngày 02/6/2021 của UBND huyện Hải Hậu công chức cấp xã còn có trách nhiệm:
a. Trách nhiệm chung:
1. Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
2. Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyết công việc được giao, sâu sát cơ sở, tận tụy phục vụ nhân dân, không gây khó khăn, phiền hà cho dân. Nếu vấn đề giải quyết vượt quá thẩm quyền, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách để xin ý kiến.
3. Tuân thủ Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã, chấp hành sự phân công công tác của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, không để tồn đọng, ùn tắc; chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy cơ quan.
4. Không chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân lên Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc tự ý chuyển cho cán bộ, công chức khác; không tự ý giải quyết các công việc thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức khác; trong trường hợp nội dung công việc có liên quan đến cán bộ, công chức khác thì phải chủ động phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch xử lý.
5. Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn; tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của Ủy ban nhân dân xã; thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
6. Phối hợp giải quyết công việc, giấy tờ tại phòng giao dịch Hành chính Một cửa, một cửa liên thông theo qui định.
7. Thực hiện trách nhiệm công vụ hàng ngày đảm bảo công tác của cơ quan và cá nhân được tốt.
b. Trách nhiệm của từng cá nhân.
1. Công chức Văn phòng - Thống kê làm công tác Văn phòng HĐND – UBND và công tác Nội vụ:
Tham mưu, giúp Thường trực HĐND, UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ quyền hạn trong lĩnh vực: Văn phòng, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tôn giáo trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND xã;
Giúp Thường trực HĐND và UBND xã tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND, UBND cấp xã;
Giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức tiếp dân; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND, UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi, báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của UBND xã và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
Lập hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức về nâng lương, nâng ngạch, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khen thưởng, kỷ luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
Phụ trách các hoạt động của xóm Giáp Nội.
 
2. Văn phòng - thống kê (phụ trách lĩnh vực thống kê và cải cách hành chính) thực hiện các nhiệm vụ sau:
         Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ quyền hạn trong lĩnh vực thống kê và cải cách hành chính theo quy định của pháp luật;
         Giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại bộ phận “một cửa” của UBND xã;
         Chủ trì, phối hợp thực hiện xây dựng chính quyền điện tử; kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn;
         Thống kê và quản lý cơ sở dữ liệu theo các lĩnh vực trên địa bàn;
         Chủ trì phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê kết quả thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm Triệu Phúc
 
3. Công chức Tài chính - Kế toán:
Tham mưu giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Tài chính, kế toán trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách xã trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai thác nguồn thu trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách xã và thực hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách xã, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản...) theo quy định của pháp luật;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra, quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm Triệu Thông A.
 
4. Công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác Tư pháp - Hộ tịch:
Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Tư pháp và hộ tịch trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, xây dựng xã đạt chuẩn tiếp cận pháp luật; tổ chức phục vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật; theo dõi việc thi hành pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn xã trong việc tham gia xây dựng pháp luật;
Thẩm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND xã báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn;
Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận và theo dõi về quốc tịch, nuôi con nuôi; số lượng, chất lượng về dân số trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật; phối hợp với công chức Văn hóa - xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở xóm, tổ dân phố và công tác giáo dục tại địa bàn;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở cơ sở; xử lý vi phạm hành chính, giúp UBND xã xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về hộ tịch trên địa bàn;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
- Phối hợp với cán bộ, công chức khác có liên quan thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa” và “Một cửa liên thông”.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm 4.
5) Địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (phụ trách lĩnh vực tài nguyên, đất đai, môi trường) thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng sinh học trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Tổ chức vận động nhân dân bảo vệ môi trường trên địa bàn;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác minh nguồn gốc, hiện trạng đăng ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai trên địa bàn để Chủ tịch UBND xã quyết định hoặc báo cáo UBND cấp trên xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm Triệu Thông B
6) Công chức Địa chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (phụ trách lĩnh vực nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới) thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Xây dựng, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng các báo cáo về công tác quy hoạch, xây dựng, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất trên địa bàn;
Tham gia giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã;
Xây dựng các hồ sơ, văn bản về việc cấp phép cải tạo, xây dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch UBND xã quyết định hoặc báo cáo UBND cấp trên xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND cấp xã giao.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm 12
 
7) Công chức Văn hóa - xã hội (phụ trách lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao) thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục, thể thao, du lịch, thông tin, truyền thông, y tế, giáo dục, gia đình, tín ngưỡng, tôn giáo theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du lịch, y tế, giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời sống văn hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địa bàn;
Theo dõi, tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình tín ngưỡng, tôn giáo trên địa bàn;
Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xã hội ở địa phương;
Theo dõi công tác an toàn thực phẩm trên địa bàn;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác và Trưởng xóm xây dựng hương ước, quy ước ở xóm và thực hiện công tác giáo dục tại địa bàn;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
Phụ trách các hoạt động của Xóm An Lộc
8) Công chức Văn hóa - xã hội (phụ trách lĩnh vực lao động, thương binh, xã hội) thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã trong các lĩnh vực: Lao động, thương binh, xã hội, trẻ em và thanh niên theo quy định của pháp luật;
Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề, thanh niên trên địa bàn; theo dõi, tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách, lao động, người có công và xã hội;
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chi trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản lý nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn;
Theo dõi, phối hợp thực hiện công tác bảo vệ, chăm sóc trẻ em trên địa bàn;
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và do Chủ tịch UBND xã giao.
- Phụ trách các hoạt động của Xóm Phương Đức.
 
Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ không chuyên trách cấp xã và Trưởng xóm:
1. Cán bộ không chuyên trách cấp xã: Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về nhiệm vụ chuyên môn được Chủ tịch phân công, thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Quy chế này. 
* Quy định chức trách nhiệm vụ cụ thể của một số cán bộ không chuyên trách:
a. Văn thư, thủ quỹ xã:
- Theo dõi, chuyển công văn tài liệu của cấp trên chuyển về. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định.
 - Quản lý quỹ theo chế độ quy định.
-  Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND xã phân công.
b. Nhân viên Đài truyền thanh:
- Duy trì và tổ chức hoạt động của Đài truyền thanh theo sự chỉ đạo của Đảng uỷ, UBND, Ban VHTT và Đài phát thanh truyền hình huyện. Phối hợp với các ban ngành trong công tác tuyên truyền.
- Phối hợp với Ban văn hoá tổ chức các hoạt động của Nhà văn hoá đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp của Đảng - Chính quyền, MTTQ và các ban ngành đoàn thể, các tổ chức xã hội, các cơ quan khi được sự nhất trí của Thường trực UBND xã, phát huy vai trò hoạt động của Nhà văn hoá xã.
2. Trưởng xóm: Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã về mọi mặt hoạt động của xóm; tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ công tác trên địa bàn; thường xuyên báo cáo tình hình công việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách; đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của công dân, tổ chức và các xóm.
 

 
Điều 7: Quan hệ với UBND huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện.
  1. Uỷ ban nhân dân xã và Chủ tịch UBND xã chịu sự chỉ đạo của UBND huyện, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND huyện.
  Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được Pháp luật quy định, UBND xã phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện . Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với UBND huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định hiện  hành về chế độ thông tin báo cáo.
  2. UBND xã chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp huyện trong thực hịên nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn xã. Có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn cấp huyện trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã, từng bước nâng  cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã.
  UBND xã bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của cấp trên, giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của huyện, tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên .
 
Điều 8: Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ và các đoàn thể nhân dân ở xã.
  1. Quan hệ với Đảng uỷ.
  a, UBND xã chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ trong việc thực hiện Nghị quyết của Đảng, Pháp luật của nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên.
  b, UBND xã chủ động đề xuất với Đảng uỷ phương hướng, nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống của nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương. Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng uỷ những cán bộ, Đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền .
2. Quan hệ với HĐND xã.
  a, UBND xã là cơ quan chấp hành pháp luật, quản lý nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND, chịu sự giám sát của HĐND, báo cáo trước HĐND xã. Phối hợp với HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND xã. Xây dựng đề án trình HĐND xem xét, quyết định. Cung cấp thông tin về hoạt động của UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu HĐND xã.
  b. Các thành viên UBND xã có trách nhiệm trả lời các chất vấn của các đại biểu HĐND. Khi được yêu cầu, phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do mình phụ trách.
  c. Chủ tịch UBND xã thường xuyên trao đổi, làm việc với thường trực HĐND để nắm tình hình, thu thập ý kiến của cử tri. Cùng thường trực HĐND giải quyết những kiến nghị, nguyện vọng chính đáng của nhân dân.
  3. Quan hệ với MTTQ và các đoàn thể nhân dân của xã.
  UBND xã phối hợp chặt chẽ với MTTQ và các đoàn thể nhân dân của xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân. Tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả. Định kỳ 6 tháng 1 lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình phát triển kinh tế - Xã hội của địa phương và các hoạt động của UBND cho các tổ chức đoàn thể biết để phối
 hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối chính sách, Pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với nhà nước.
 
Điều 9 : Quan hệ giữa UBND xã với các xóm.
- Chủ tịch UBND xã phân công cán bộ, công chức phụ trách, chỉ đạo, nắm tình hình các xóm, hàng tháng cán bộ được phân công phụ trách làm việc với trưởng xóm thuộc địa bàn được phân công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với xóm để nghe phản ảnh tình hình, kiến nghị và giải quyết khiếu nại của nhân dân theo quy định của Pháp luật.
- Ban Công tác Mặt trận cơ sở do Bí thư chi bộ làm trưởng ban: Thường xuyên liên hệ với HĐND, UBND, UBMTTQ xã để tổ chức quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước, các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên và của HĐND, UBND xã để triển khai thực hiện. Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở.
- Trưởng xóm: Thường xuyên, kịp thời báo cáo UBND và Chủ tịch UBND xã tình hình mọi mặt của xóm, đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn an ninh trật tự trên địa bàn.
- Phó xóm kiêm công an viên xóm: Giúp trưởng xóm lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ của xóm. Trực tiếp phụ trách công tác an ninh trật tự thôn xóm trên cơ sở chỉ đạo của Công an xã.
 

Chương IV
CHẾ ĐỘ HỘI HỌP, LÀM VIỆC CỦA UBND XÃ
 

Điều 10: Chế độ hội họp, làm việc của UBND xã.
1- Phiên họp UBND xã.
a. UBND xã họp giao ban mỗi tuần 1 lần vào sáng thứ 2 hàng tuần.
Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Toàn bộ cán bộ, công chức xã.
b. Nội dung phiên họp: Nội dung phiên họp của UBND xã gồm những vấn đề được quy định tại khoản 1 điều 3 quy chế này.
c. Trình tự phiên họp:
- Chủ tịch UBND chủ toạ phiên họp. Khi Chủ tịch vắng mặt, uỷ quyền Phó chủ tịch chủ toạ phiên họp.
- Văn phòng UBND báo cáo số thành viên UBND có mặt, vắng mặt, đại biểu được mời về dự và chương trình phiên họp.
- Các đại biểu dự họp phát biểu ý kiến .
- Chủ toạ phiên họp kết luận từng đề án và lấy biểu quyết. Đề án được thông qua nếu được quá nửa tổng số thành viên UBND biểu quyết tán thành.
Trường hợp vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì chủ toạ yêu cầu chuẩn bị thêm để trình lại vào phiên họp khác.
- Chủ toạ phát biểu ý kiến kết luận phiên họp .
- Văn phòng UBND hoặc thành viên UBND được Chủ toạ phiên họp giao nhiệm vụ thư ký ghi biên bản phiên họp.
2. Giao ban của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND xã.
- Chủ tịch UBND xã triển khai những công việc chính đã được giải quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý. Dự kiến chương trình công tác tuần tới.
- Chủ tịch, Phó chủ tịch thảo luận, quyết định 1 số vấn đề thuộc thẩm quyền và xử lý các nội dung công tác.
Chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã triệu tập các trưởng xóm và 1 số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ.
3. Họp liên tục hoặc khi thấy cần thiết.
UBND xã họp liên tịch với thường trực Đảng uỷ, TT HĐND, CT MTQT và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách và công chức ở xã, trưởng xóm để thông báo tình hình kinh tế xã hội. Kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của UBND và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới.
4. Các hội nghị chuyên đề.
Sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của UBND xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tổ chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên.
5. Làm việc với UBND huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện tại xã:
a, Theo chương trình đã được UBND huyện thông báo, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo Phó chủ tịch, uỷ viên UBND, các cán bộ, công chức có liên quan cùng văn phòng UBND xã chuẩn bị nội dung, tài liệu làm việc với UBND huyện và cơ quan chuyên môn của huyện.
b, Căn cứ nội dung công tác cụ thể. Chủ tịch UBND có thể uỷ quyền cho Phó chủ tịch chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung và trực tiếp làm việc với cơ quan chuyên môn cấp huyện. Báo cáo kết quả và xin ý kiến chủ tịch về những công việc cần triển khai.
6. Cán bộ, công chức ở xã.
- Phải tham dự đầy đủ và đúng thành phần quy định các cuộc họp, tập huấn do cấp trên triệu tập. Sau khi dự họp, tập huấn song phải báo cáo kết quả cuộc họp và kế hoạch công việc cần triển khai với Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách.
- Các đồng chí cán bộ, công chức xã đi làm đúng giờ, có việc gì thì báo cáo xin phép lãnh đạo quản lý.
- Yêu cầu các đồng chí cán bộ, công chức xã không được uống rượu bia trong giờ làm việc.
7. Việc tổ chức các cuộc họp và tiếp khách của UBND.
Phải quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm, chống lãng phí.
8. Trách nhiệm của Văn phòng UBND trong phục vụ các cuộc họp và tiếp khách của UBND xã:
a, Chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc, cùng với các cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách chuẩn bị các điều kiện phục vụ.
b, Theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND, phối hợp với cán bộ, công chức liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cuộc họp, làm việc. Gửi giấy mời và tài liệu đến các đại biểu. Ghi biên bản các cuộc họp.
 
Điều 11: Thời gian và Nội dung giải quyết các công việc của UBND xã.
1, Thời gian làm việc:
- Trong tuần: Làm việc từ thứ 2 đến hết ngày thứ 6.
- Trong ngày đối với mùa Đông.
  Buổi sáng làm việc từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.
                      Buổi chiều làm việc từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút.
- Trong ngày đối với mùa Hè.
  Buổi sáng làm việc từ 7 giờ 00 phút đến 11 giờ 00 phút.
                      Buổi chiều làm việc từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút.
 - Trường hợp công việc phát sinh ngoài giờ làm việc (giải quyết vụ việc về an ninh trật tự, chống thiên tai, lụt bão....) phải báo cáo Chủ tịch UBND xã để có ý kiến chỉ đạo và xem xét chế độ hỗ  trợ.
- Không giải quyết ký giấy tờ hành chính tại nhà riêng và ngoài nơi làm việc.
- Cán bộ công chức thuộc UBND xã nghỉ làm việc 1/2 ngày trở lên phải báo cáo lý do chính đáng và được sự đồng ý của Chủ tịch UBND xã. 
2, Nội dung giải quyết các công việc của UBND xã.
- Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức theo cơ chế "Một cửa" từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua 1 đầu mối là "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả" tại UBND. Ban hành quy trình về tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký, trả kết quả cho công dân theo quy định hiện hành.
- Công khai, niêm yết tại trụ sở UBND các văn bản quy phạm Pháp luật của nhà nước, của HĐND, UBND xã, các thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức và công dân. Xử lý kịp thời mọi biểu hiện gây phiền hà, nhũng nhiễu nhân dân của cán bộ, công chức.
- UBND xã có trách nhiệm phối hợp các bộ phận có liên quan của UBND hoặc với UBND huyện để giải quyết công việc của công dân và tổ chức. Không để người có nhu cầu liên hệ công việc phải đi lại nhiều lần.
- Bố trí đủ cán bộ, công chức có năng lực và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp với công dân và tổ chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Trong khả năng cho phép, cần bố trí phòng làm việc thích hợp, tiện nghi, đủ điều kiện phục vụ nhân dân.
Điều 12 : Tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân.
1. Hàng tuần Chủ tịch UBND bố trí ít nhất 1 buổi để tiếp dân, lịch tiếp dân được công bố công khai để nhân dân biết "Lịch thường trực tiếp dân vào buổi chiều thứ 5 hàng tuần".
Chủ tịch và các thành viên khác của UBND phải luôn có ý thức lắng nghe ý kiến phản ảnh, giải quyết kịp thời hoặc hướng dẫn công dân thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình.
UBND xã phối hợp với các đoàn thể có liên quan, chỉ đạo cán bộ, công chức tổ chức việc tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền. Không đùn đẩy trách nhiệm lên cấp trên. Những thủ tục hành chính liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân phải được giải quyết nhanh chóng theo quy định của Pháp luật. Đối với những vụ việc vượt quá thẩm quyền, phải hướng dẫn chu đáo, tỉ mỉ để công dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết.
Trưởng xóm có trách nhiệm nắm vững tình hình an ninh trật tự, những thắc mắc, mâu thuẫn trong nội bộ nhân dân, chủ động giải quyết hoặc đề xuất với UBND xã kịp thời giải quyết, không để tồn đọng kéo dài.
2. Cán bộ, công chức phụ trách từng lĩnh vực công tác của UBND chịu trách nhiệm giúp Chủ tịch UBND tiếp công dân. Tiếp nhận, phân loại, chuyển kịp thời đến bộ phận, cơ quan có trách nhiệm giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.
Điều 13: Phối hợp giữa UBND với thanh tra nhân dân ở xã.
UBND xã có trách nhiệm:
1. Thông báo kịp thời cho Ban thanh tra nhân dân những chính sách, Pháp luật có liên quan đến tổ chức, hoạt đông, nhiệm vụ của HĐND, UBND xã, các mục tiêu và nhiệm vụ phát triển kinh tế - Xã hội hàng năm của địa phương.
2. Yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết cho ban thanh tra nhân dân.
3. Xem xét, giải quyết kịp thời các kiến nghị của ban thanh tra nhân dân . Xử lý nghiêm minh người có hành vi cản trở hoạt động của ban thanh tra nhân dân hoặc người có hành vi trả thù, trù dập thành viên ban thanh tra nhân dân.
4. Thông báo cho ban thanh tra nhân dân kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. Hỗ trợ kinh phí, phương tiện để ban thanh tra nhân dân hoạt động có hiệu quả theo quy định của Pháp luật.
Điều 14: Thông tin tuyên truyền và báo cáo.
1. UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức công tác thông tin tuyên truyền, phổ biến chủ trương đường lối, Chính sách Pháp luật của Đảng và nhà nước, các văn bản của HĐND, UBND xã cho nhân dân bằng những hình thức thích hợp. Khai thác có hiệu quả hệ thống truyền thanh, nhà văn hoá, tủ sách pháp luật, điểm bưu điện văn hoá xã để tuyên truyền, phổ biến, giải thích đường lối, chính sách, pháp luật .
Khi có vấn đề đột xuất, phức tạp nảy sinh, UBND xã phải báo cáo kịp thời với UBND huyện bằng phương tiện thông tin nhanh nhất.
2. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, các thành viên UBND, các cán bộ, công chức xã, trưởng xóm có trách nhiệm tổng hợp tình hình về lĩnh vực và địa bàn mình phụ trách, báo cáo Chủ tịch UBND xã để báo cáo UBND huyện và cơ quan chuyên môn của huyện theo quy định .
3. Văn phòng UBND xã giúp UBND, Chủ tịch UBND xã tổng hợp báo cáo kiểm điểm chỉ đạo, điều hành của UBND theo định kỳ 6 tháng và cả năm . Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ theo quy định. Báo cáo được gửi HĐND xã và UBND huyện, đồng thời gửi các thành viên UBND, TT Đảng uỷ, TT HĐND, MTTQ và các đoàn thể nhân dân ở xã.

Chương V
QUẢN LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND XÃ
 

Điều 15 : Quản lý văn bản.
1. Tất cả các văn bản đến, văn bản đi đều phải qua Văn thư xã. Văn thư xã chịu trách nhiệm đăng ký các văn bản đến vào sổ công văn và chuyển đến các địa chỉ, người có trách nhiệm giải quyết. Các văn bản đóng dấu hoả tốc, khẩn, phải chuyển ngay khi nhận được.
2. Đối với những văn bản phát hành của UBND và Chủ tịch UBND xã, văn thư phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày tháng năm, đóng dấu và gửi theo đúng địa chỉ. Đồng thời lưu giữ hồ sơ và bản gốc.
3. Các vấn đề về chủ trương, chính sách đã được quyết định trong phiên họp của UBND đều phải được cụ thể hoá bằng các Quyết định, chỉ thị của UBND. Văn phòng UBND xã hoặc cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm dự thảo, trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND ký ban hành chậm nhất là 5 ngày, kể từ ngày phiên họp kết thúc .
Điều 16: Soạn thảo và thông qua văn bản của UBND xã.
Trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã thực hiện theo quy định tại Điều 45, 46 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004.
1. Chủ tịch UBND phân công và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản, cán bộ, công chức theo dõi lĩnh vực nào thì chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực đó, chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản theo quy định. Phối hợp với tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung dự thảo để hoàn chỉnh văn bản trình chủ tịch UBND hoặc phó chủ tịch phụ trách xem xét, quyết định.
2. Đối với các Quyết định, Chỉ thị của UBND, căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, chủ tịch UBND xã tổ chức việc lấy ý kiến của các cơ quan chức năng, các tổ chức, đoàn thể có liên quan và của nhân dân tại các xóm để chỉnh lý dự thảo.
Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo phải gửi Tờ trình, dự thảo Quyết định, Chỉ thị, bản tổng hợp ý kiến góp ý và các tài liệu có liên quan đến các thành viên UBND chậm nhất là 3 ngày trước ngày họp HĐND.
3. Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành Quyết định, Chỉ thị sau khi được UBND quyết định thông qua.
4. Trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo việc soạn thảo, ký ban hành Quyết định, Chỉ thị theo quy định tại điều 48 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND.
Điều 17: Thẩm quyền ký văn bản.
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân huyện và Hội đồng nhân dân xã; các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quy định tại Điều 121 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015.
Khi Chủ tịch đi vắng, chủ tịch uỷ quyền cho Phó chủ tịch ký thay. Phó chủ tịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay.
2. Phó chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xứ lý những vấn đề cụ thể, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công.
Điều 18: Kiểm tra tình hình thực hiện văn bản.
Chủ tịch UBND xã trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện các văn bản Pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Văn bản của HĐND và UBND xã. Kịp thời phát hiện những vấn đề vướng mắc, bất hợp lý trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản đó, báo cáo cấp có thẩm quyền bổ xung, sửa đổi.
Phó chủ tịch, uỷ viên UBND xã, cán bộ và công chức, trưởng xóm theo nhiệm vụ được phân công, phải thường xuyên sâu sát từng xóm, hộ gia đình, kiểm tra việc thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước của mọi công dân trên địa bàn xã.
Điều 19: Trang thông tin điện tử xã Hải Bắc.
Các thành viên trong Ban biên tập phải có ít nhất 1 bài trên tháng để đăng lên trang thông tin điện tử của xã, phải có trách nhiệm với ban biên tập. (Các bài viết phải được trưởng ban biên tập duyệt tin bài, hình ảnh, dữ liệu trước khi đăng lên trang thông tin điện tử của xã).

 
Điều 20: Mỗi năm 1 lần, UBND xã kiểm điểm việc thực hiện Quy chế và điều chỉnh, bổ xung những vấn đề cần thiết để Quy chế làm việc của UBND xã phù hợp với quy định của Pháp luật và tình hình thực tế của địa phương./.
Điều 21: Các đồng chí cán bộ, công chức thực hiện nghiêm theo Luật tổ chức chính quyền địa phương, Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức ngày 25/11/2019.